Co zrobić, gdy... Twoja recepcjonistka idzie na chorobowe

Wszyscy wiemy, że recepcja jest bardzo ważną częścią Twojego budynku.

Jest to pierwsze miejsce, z którym stykają się odwiedzający. W związku z tym jest to miejsce, w którym zostanie wywarte pierwsze wrażenie. Jeśli pojawi się negatywne pierwsze wrażenie, bardzo trudno je zmienić. Jeśli jednak uda Ci się zrobić świetne pierwsze wrażenie, to znacznie ułatwi Ci to życie, jeśli chodzi o utrzymanie istniejących klientów i przyciągnięcie nowych.

Twój recepcjonista jest niezwykle ważną osobą w tym całym procesie. Osoba ta musi być przystępna, profesjonalna i pomocna przez cały czas. To nie jest praca, którą może wykonywać byle kto! Osoba siedząca w Twojej recepcji musi wiedzieć, jak radzić sobie z trudnymi klientami, ruchliwą recepcją i zachować uśmiech nawet wtedy, gdy czuje się cokolwiek innego niż uśmiechnięta. Nie każdy to potrafi.

Więc co zrobić, gdy twój doświadczony recepcjonista dzwoni w chorobie?

Nie można zostawić recepcji bez obsługi. Stworzy to bardzo złe pierwsze wrażenie na odwiedzających, a także prawdopodobnie spowoduje chaos, ponieważ nikt nie wie, do kogo ma się zgłosić. Jest to jeden z największych problemów w miejscu pracy, ale na szczęście można go łatwo rozwiązać, przy odrobinie planowania wstępnego.

Potrzebujesz kogoś, kto jest przeszkolony jako zastępca. Ta osoba może pracować w każdej innej części biura, ale musi być cieniem recepcjonisty na ich krześle recepcyjnym na bieżąco i być na bieżąco z wszelkimi zmianami, np. nowym systemem komputerowym lub centralą telefoniczną.

Następnie, jeśli twój regularny recepcjonista nie jest dostępny, mogą wejść i pokryć aż do powrotu. Oczywiście, ktoś musi również wejść, aby uzupełnić swoje stanowisko. Dlatego zawsze najlepiej jest wybrać recepcjonistę z głównego biura, aby jego praca mogła być absorbowana przez innych członków zespołu w krótkim okresie czasu.

Oczywiście zastanawiasz się, co powinieneś zrobić, jeśli twój recepcjonista jest wyłączony długoterminowo. W takim przypadku konieczne będzie tymczasowe obsadzenie stanowiska. Ponownie, nie jest to rola, która może być pozostawiona w połowie wypełniona lub nie wypełniona w ogóle. Zawsze trzeba mieć kogoś siedzącego na recepcji, witającego gości, rozwiązującego problemy i pomagającego firmie zrobić jak najlepsze wrażenie na gościach.